Repräsentanzbüros in Indonesien: Mit diesen Schritten zur erfolgreichen Gründung

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Indonesien bietet mit seiner Bevölkerung von über 250 Millionen Menschen gute Marktchancen für ausländische Unternehmen, welche ihren Kundenstamm erweitern und ihre Produktion entlasten wollen. Die Mehrheit der Indonesier lässt sich der Mittelschicht zuordnen und mit 28 Jahren ist der Durchschnittsbürger auf dem Höhepunkt seiner Leistungsfähigkeit und nähert sich der Lebensphase, die gewöhnlich mit dem höchsten Konsum verbunden ist.   

Unternehmen, die eine globale Präsenz anstreben, insbesondere durch den Aufbau regionaler Produktionsstätten, sollten daher Indonesien als reizvollen Eintrittspunkt nach ASEAN und in die Region allgemein unbedingt in Betracht ziehen. Der Erschließungsprozess der Inselgruppe mit ihren Wettbewerbsvorteilen kann, wie jeder ausländische Markt, zeitweise komplexe und oftmals teure Due Dilligence mit sich bringen. Potenzielle Investoren, vor allem diese mit begrenzten Mitteln sollten deshalb den Markt erforschen um sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe reibungslos vonstattengehen.  

Während eine umfassende Unternehmensgründung in Indonesien mit hohem Kapitalbedarf verbunden ist, sind viele vorbereitende Aktivitäten, die ein Unternehmen eventuell durchführen möchte, bereits durch die Kompetenzen eines Repräsentanzbüros abgedeckt. Potentielle Investoren, die Due Dilligence auf eine der folgenden Tätigkeiten beschränken möchten, sollten auf jeden Fall den Aufbau eines Repräsentanzbüros gegenüber der Investition in eine Kapitalgesellschaft in Erwägung ziehen: 

  • Marktforschung und -erprobung 
  • Verhandlungen mit lokalen Unternehmen 
  • Vertrieb von Produkten oder Dienstleistungen durch lokale Händler 
  • Bewerbung von Produkten oder Dienstleistungen ohne unmittelbare Geschäftstätigkeiten und Gewinngenerierung

 

Formen von Repräsentanzbüros in Indonesien 

Abhängig von den Unternehmensaktivitäten, welche ein Unternehmen in Indonesien durchführen möchte, stehen Investoren zwei Formen von Repräsentanzbüros zur Wahl: 

1. Handelsrepräsentanz  

Mit Abstand am häufigsten genutzt werden Handelsrepräsentanzen, die unter Kontrolle des Ministeriums für Investitionsförderung BKPM (Investment Coordinating Board) stehen. Das Tätigkeitsspektrum welches von Handelsrepräsentanzen durchgeführt werden kann, ist jedoch begrenzt. Insbesondere dürfen sie nicht am Handel teilnehmen, eigene Produktionsanlagen besitzen und keine operativen Geschäftstätigkeiten ausüben. Aufgrund dieser Einschränkungen können Handelsrepräsentanzen keine Bestellungen entgegennehmen, nicht an Ausschreibungen teilnehmen, keine Verträge unterzeichnen und sich nicht an der Einfuhr, Ausfuhr oder dem Vertrieb von Gütern beteiligen. Handelsrepräsentanzen eignen sich vorrangig für Unternehmen, welche sich im Auftrag der Muttergesellschaft an Tätigkeiten in den Bereichen Marketing, Werbung oder Erhebung sonstiger Informationen beteiligen.

2. Baurepräsentanz  

Diese werden für den Zweck einer gemeinsamen Tätigkeit mit indonesischen Unternehmen im Baugewerbe und/oder für die Erbringung von Beratungsleistungen in diesem Bereich etabliert. Baurepräsentanzen stehen unter der Kontrolle des Ministeriums für Öffentliche Arbeiten. 

 

Leitfaden zur Gründung einer Handelsrepräsentanz 

Im Folgenden werden die Maßnahmen der Registrierung, Personalbesetzung und Complianceanforderungen für die Gründung einer Handelsrepräsentanz in Indonesien aufgeführt. Denjenigen, die an anderen Arten der Firmengründung interessiert sind, wird empfohlen, sich an zuständige Regierungsbeamte oder professionelle Dienstleister zu wenden.

 

Schritt 1 – Registrierung 

Für eine erfolgreiche Registrierung einer Handelsrepräsentanz in Indonesien, müssen die im Folgenden aufgeführten Informationen und Dokumente vorbereitet und beim Ministeriums für Investitionsförderung (BKPM) eingereicht werden:  

  • Anmeldeformular für Handelsrepräsentanzen, Absichtserklärung (letter of intent) und Erklärungsschreiben (letter of statement) 
  • Ernennungsurkunde der Muttergesellschaft 
  • Empfehlungsschreiben des Vertreters der indonesischen Botschaft im Heimatsland 
  • Arbeitsplan für das Repräsentanzbüro  
  • Stellungnahme des Arbeitsministeriums  
  • Arbeitserlaubnis für Gastarbeiter (sollte die Repräsentanz ausländische Mitarbeiter einstellen) 

 

Schritt 2 – Personalbesetzung 

Es muss mindestens ein Mitarbeiter als Leiter der Repräsentanz eingestellt werden. Dieser muss seinen Lebenslauf, sein Ausbildungszeugnis sowie seinen gültigen Ausweis bei der Registrierung vorlegen. Wird ein ausländischer Mitarbeiter zum Leiter ernannt, so sind die Ausbildungsanforderungen mindestens ein Bachelorabschluss und drei Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Fachgebiet. 

Es gilt zu beachten, dass falls die Repräsentanz der Leitung eines ausländischen Angestellten unterliegen soll, mindestens drei einheimische Mitarbeiter als Fachleute oder Verwaltungsmitarbeiter eingestellt werden müssen, was durch Arbeitsvertrag, Kopie des Ausweises sowie Gehaltsabrechnung nachgewiesen werden muss. 

 

Durchführung und Gültigkeit 

Nach Einreichung der Anmeldeunterlagen beim Ministeriums für Investitionsförderung wird innerhalb eines Monats eine Genehmigung für die Repräsentanz ausgestellt.  

Zwar ist die Gültigkeitsdauer dieser Genehmigung auf drei Jahre begrenzt, doch wurden bisherige Beschränkungen bezüglich der Anzahl erneuter Beantragungen durch neue Regelungen abgeschafft. Zurzeit können, bei Einhaltung der oben aufgeführten Richtlinien, Genehmigungen unbegrenzt verlängert werden. 

 

Compliance 

Ähnlich wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung unterliegen Repräsentanzen einer Vielzahl an Complianceanforderungen. Auch wenn eine Repräsentanz keine in Indonesien Umsatz generierenden Tätigkeiten durchführen darf, sollte beachtet werden, dass Complianceanforderungen eine Steuererklärung der Repräsentanz beinhalten.  

Alle Repräsentanzbüros die in Indonesien geschäftlich tätig sind, müssen folgende Angaben zur Einreichung vorbereiten: 

  • Tätigkeitsbericht der Repräsentanz (falls eine Verlängerung der Genehmigung nötig ist) 
  • Monatliche Steuererklärung 
  • Monatliche Sozialversicherungserklärung  

 

 

Weitere Unterstützung durch Winnindo Business Consult 

Erfolgreiche Investitionsstrategien in Indonesien erfordern ein umsichtiges Vorgehen. Unternehmen mit dem Vorhaben in diesem Land zu investieren, sollten eine sorgfältige Überprüfung ihrer Möglichkeiten sowie ein klares Verständnis der behördlichen Vorschriften sicherstellen. Bei Fragen sollten zuständige Regierungsbeamte oder professionelle Dienstleister kontaktiert werden um die Konformität sicherzustellen.  

Der Aufbau einer Repräsentanz kann ein komplexes und anspruchsvolles Verfahren darstellen, auch wenn Indonesien inzwischen seine Wirtschaftspolitik überarbeitet um sie anlegerfreundlicher zu gestalten. Durch gesammelte Erfahrungen bei der Unterstützung beim Aufbau der Geschäftstätigkeit von Unternehmen in der Region kann Winnindo Business Consult sein Fachwissen weitergeben und Unternehmen helfen diese Herausforderungen zu überwinden. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte unsere Experten unter info@winnindo.com.